Politique de confidentialité

1. Renseignements personnels recueillis

Nous pouvons recueillir différents renseignements personnels selon la façon dont vous interagissez avec nous.

Inscription à l’infolettre
Lorsque vous vous inscrivez à notre infolettre, nous recueillons principalement :
votre adresse courriel;
la date, l’heure et la source de votre inscription;
les renseignements permettant de documenter votre consentement;
des données concernant l’envoi, l’ouverture et l’utilisation de nos communications, lorsque cette fonction est activée.
Notre infolettre est administrée à l’aide de la plateforme Brevo.

Réservations et séjours
Lorsque vous effectuez une réservation, notamment au moyen de Guesty, ou communiquez avec notre équipe de gestion, les renseignements suivants peuvent être recueillis :
votre nom;
votre adresse courriel;
votre numéro de téléphone;
votre adresse postale;
les dates et les détails de votre séjour;
le nombre de voyageurs;
vos préférences ou demandes particulières;
les renseignements nécessaires à la facturation et au paiement;
le contenu de vos communications avec nous ou avec notre équipe de gestion.
Les paiements peuvent être traités directement par une plateforme de réservation ou un fournisseur de services de paiement. Nous ne recevons pas nécessairement tous les renseignements associés à votre carte de paiement.

Communications et demandes d’information
Lorsque vous communiquez avec nous par courriel, au moyen d’un formulaire ou par l’intermédiaire d’une plateforme de réservation, nous pouvons recueillir :
vos coordonnées;
le contenu de votre message;
les renseignements nécessaires pour répondre à votre demande ou assurer le suivi de votre dossier.

Renseignements recueillis automatiquement
Lorsque vous consultez notre site Web, certains renseignements techniques peuvent être recueillis automatiquement, notamment :
votre adresse IP;
le type d’appareil, de navigateur et de système d’exploitation utilisé;
les pages visitées et les actions effectuées sur le site;
la date, l’heure et la durée approximative de votre visite;
le site ou le lien qui vous a dirigé vers notre site;
des identifiants associés aux témoins de connexion, aussi appelés « cookies ».

2. Raisons pour lesquelles nous recueillons ces renseignements

Nous utilisons les renseignements personnels recueillis pour :
traiter et administrer les réservations;
préparer et assurer le bon déroulement des séjours;
communiquer les renseignements nécessaires avant, pendant et après un séjour;
répondre aux questions, demandes et commentaires;
offrir du soutien à notre clientèle;
envoyer notre infolettre, nos offres et nos nouvelles lorsque vous y avez consenti;
organiser des concours et communiquer avec les personnes gagnantes;
améliorer notre site Web, nos hébergements et nos services;
produire des statistiques et analyser l’utilisation de notre site;
prévenir la fraude et assurer la sécurité de nos systèmes;
respecter nos obligations comptables, fiscales et légales;
gérer les plaintes et protéger nos droits.
Nous limitons la collecte aux renseignements raisonnablement nécessaires pour atteindre ces objectifs.

3. Consentement

Nous recueillons, utilisons et communiquons vos renseignements personnels avec votre consentement ou lorsque la loi nous y autorise.
Votre consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins précises. Lorsque nous vous demandons un consentement pour une nouvelle utilisation de vos renseignements, cette demande est présentée séparément et en termes simples.
Vous pouvez refuser de fournir certains renseignements. Ce refus pourrait toutefois nous empêcher de traiter une réservation, de répondre à une demande ou de vous fournir certains services.

Consentement à l’infolettre
L’inscription à notre infolettre est volontaire. En vous inscrivant, vous consentez à recevoir des communications commerciales des Refuges des Monts.
Chaque infolettre comporte un mécanisme permettant de vous désabonner. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en utilisant ce lien ou en communiquant avec nous.
Le retrait de votre consentement n’a pas d’effet rétroactif sur une utilisation ou une communication déjà effectuée conformément à la loi.

4. Témoins de connexion, stockage local et technologies similaires

Notre site Web est hébergé sur Netlify. Le site utilise le stockage du navigateur pour certaines fonctions : sessionStorage conserve les dates et le nombre de voyageurs pendant la session; localStorage mémorise la fermeture de l’invitation à l’infolettre pour éviter de la réafficher pendant 14 jours. Après une inscription réussie, il mémorise ce choix sans expiration automatique afin de ne plus afficher l’invitation. Vous pouvez effacer ces préférences dans votre navigateur. Ces données restent dans votre navigateur jusqu’à leur expiration ou leur suppression.
Le code du site ne charge pas d’outil d’analyse d’audience ni de publicité. Le formulaire d’infolettre transmet les renseignements à Brevo uniquement lorsque vous le soumettez; aucun script tiers Brevo n’est chargé sur le site. Les liens vers les réseaux sociaux et les images hébergées localement n’intègrent pas de modules de suivi de ces réseaux.
Nos fournisseurs et les sites externes que vous visitez, notamment Guesty pour réserver, peuvent utiliser leurs propres témoins de connexion ou technologies similaires. Ces technologies peuvent servir à :
assurer le fonctionnement et la sécurité du service;
mémoriser certaines préférences;
mesurer l’audience et comprendre la navigation;
améliorer le contenu et les performances;
mesurer l’efficacité des communications ou des campagnes.
Certains témoins sont essentiels au fonctionnement des services. D’autres peuvent être associés à des services d’analyse, de publicité ou de médias sociaux sur ces plateformes externes.
Vous pouvez gérer ou supprimer les témoins et les données de stockage local dans les réglages de votre navigateur. Le refus de certains témoins ou la suppression des données stockées peut toutefois nuire au fonctionnement de certaines parties des services ou réinitialiser vos préférences.
Lorsque la loi l’exige et qu’un outil de gestion des témoins est affiché, vous pouvez y indiquer ou modifier vos préférences.

5. Communication à des fournisseurs et à des tiers

Nous ne vendons ni ne louons vos renseignements personnels.
Nous pouvons les communiquer aux fournisseurs qui nous aident à exploiter nos services, uniquement lorsque cette communication est nécessaire. Ces fournisseurs peuvent notamment comprendre :
Netlify, pour l’hébergement et le fonctionnement du site Web;
Brevo, pour la gestion des inscriptions et l’envoi de l’infolettre;
Prohost Québec, pour la gestion des réservations et du service à la clientèle;
Guesty et les autres plateformes de réservation utilisées pour effectuer ou gérer un séjour;
les fournisseurs de paiement;
les fournisseurs d’hébergement informatique, de sécurité, d’analyse ou de soutien technique;
nos conseillers professionnels, notamment comptables, assureurs ou conseillers juridiques.
Ces fournisseurs sont autorisés à utiliser les renseignements uniquement pour fournir les services demandés, sous réserve de leurs obligations contractuelles et légales.
Nous pouvons également communiquer certains renseignements lorsque la loi l’exige, en réponse à une ordonnance valide ou pour protéger nos droits, notre sécurité ou celle d’autres personnes.

6. Traitement à l’extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs technologiques peuvent traiter ou conserver des renseignements personnels à l’extérieur du Québec ou du Canada.
Dans ce cas, les renseignements peuvent être assujettis aux lois du territoire où ils sont traités. Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, nous prenons les mesures requises par la loi afin d’évaluer les risques et d’assurer une protection adéquate.

7. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels seulement pendant la période nécessaire pour réaliser les fins décrites dans cette politique et respecter nos obligations légales.
La durée de conservation peut varier selon :
la nature et la sensibilité des renseignements;
la raison de leur collecte;
la durée de notre relation avec la personne concernée;
les obligations comptables, fiscales, contractuelles et légales;
la nécessité de traiter une plainte ou de protéger nos droits.
Les renseignements associés à l’infolettre sont conservés jusqu’à votre désabonnement ou jusqu’à ce que le service ne soit plus offert. Après un désabonnement, certains renseignements minimaux peuvent être conservés afin de respecter votre choix et de démontrer que votre demande a été traitée.
Lorsque les renseignements ne sont plus nécessaires, ils sont détruits de façon sécuritaire ou anonymisés lorsque la loi le permet.

8. Mesures de sécurité

Nous appliquons des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables afin de protéger les renseignements personnels contre :
l’accès non autorisé;
la perte ou le vol;
l’utilisation ou la communication non autorisée;
la modification;
la destruction accidentelle.
L’accès aux renseignements est limité aux personnes et fournisseurs qui en ont besoin pour exercer leurs fonctions.
Malgré ces mesures, aucune transmission par Internet ni aucun système informatique ne peut être garanti entièrement sécuritaire.

9. Vos droits

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, vous pouvez demander :
l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
la rectification de renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
le retrait de votre consentement;
des renseignements concernant l’utilisation et la communication de vos renseignements;
la cessation de la diffusion ou la désindexation de certains renseignements, lorsque ce droit s’applique;
la communication de certains renseignements informatisés dans un format technologique structuré et couramment utilisé, lorsque le droit à la portabilité s’applique.
Nous pouvons devoir vérifier votre identité avant de répondre à une demande. Nous répondrons dans les délais prévus par la loi.
Si nous ne pouvons pas donner suite à votre demande, nous vous expliquerons les raisons de notre décision, sous réserve des limites prévues par la loi.

10. Plaintes

Vous pouvez communiquer avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels pour poser une question ou formuler une plainte.
Toute plainte sera traitée de manière confidentielle. Nous examinerons la situation et communiquerons avec vous dans un délai raisonnable.
Vous pouvez également vous adresser à la Commission d’accès à l’information du Québec si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés.

11. Liens et services de tiers

Notre site peut contenir des liens vers des plateformes de réservation, des réseaux sociaux ou d’autres sites exploités par des tiers.
Lorsque vous quittez notre site, les renseignements recueillis par ces tiers sont régis par leurs propres politiques de confidentialité. Nous vous invitons à consulter ces politiques avant de leur transmettre des renseignements personnels.

Le site affiche une vidéo de présentation hébergée chez Wix et utilise Google Fonts pour le guide d’activités et le formulaire d’infolettre. Le chargement de ces ressources peut transmettre des renseignements techniques, comme votre adresse IP, à ces fournisseurs. La vidéo démarre seulement lorsque vous choisissez de la lire.

12. Renseignements concernant les enfants

Nos services ne sont pas destinés à recueillir sciemment des renseignements personnels directement auprès d’enfants sans le consentement requis d’un parent ou d’un titulaire de l’autorité parentale.
Si vous croyez qu’un enfant nous a transmis des renseignements personnels sans le consentement approprié, veuillez communiquer avec nous.

13. Modification de la politique

Nous pouvons modifier la présente politique afin de refléter l’évolution de nos pratiques, de nos services ou de nos obligations légales.
La version la plus récente sera publiée sur notre site Web avec sa date de mise à jour. Si une modification importante est apportée, nous prendrons des moyens raisonnables pour vous en informer.

14. Responsable de la protection des renseignements personnels

La direction des Refuges des Monts agit comme responsable de la protection des renseignements personnels.
Pour exercer vos droits, poser une question ou formuler une plainte, vous pouvez communiquer avec nous :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Les Refuges des Monts
9, rue des Dunes
Saint-Tite-des-Caps (Québec) G0A 4J0
Courriel : lesrefugesdesmonts@gmail.com
Veuillez indiquer « Protection des renseignements personnels » dans l’objet de votre message afin de faciliter son traitement.